Planul de conturi este lista ordonată a conturilor în care contabilul înregistrează tot ce se întâmplă într-o firmă. Antreprenorul aflat la început de drum nu are de ce să îl memoreze: îi ajunge să înțeleagă ce spune simbolul unui cont și în ce clasă se află acesta, pentru ca balanța primită lunar să devină un document lizibil, nu un șir de cifre.
De la această nevoie pornește ContaFirma, o platformă educațională care explică planul de conturi, notele contabile și termenii din balanță pe înțelesul celor care citesc rapoartele fără să le întocmească. Textele sunt scrise și verificate de Luiza Mantu, Chief Financial Officer REALCONT®, membră CECCAR, iar platforma este susținută de REALCONT®, firmă de contabilitate, salarizare și consultanță fiscală din București.
O listă comună pentru firmele care aplică aceleași reglementări
Planul general de conturi vine din OMFP nr. 1802/2014 și are 9 clase și 577 de conturi sintetice. Cifra pare descurajantă, însă o firmă mică folosește în mod curent doar o parte dintre ele. ContaFirma explică pe larg 117 conturi, adică pe cele întâlnite frecvent în balanță, fiecare cu funcțiunea lui, cu ce se trece în debit și în credit, cu exemple, cu semnificația soldului și cu greșelile obișnuite.
De ce o listă comună? Pentru că aceeași operațiune trebuie să ajungă în același loc, indiferent de firmă ori de programul de contabilitate. Factura unui furnizor se regăsește în contul 401 și la un atelier de tâmplărie, și la o agenție de publicitate. Uniformitatea aceasta îi permite antreprenorului să învețe o dată câteva repere și să le folosească ani la rând, chiar dacă schimbă contabilul sau domeniul de activitate.
Ce spune simbolul unui cont
Simbolul nu este un număr ales la întâmplare, ci o adresă care se citește de la stânga la dreapta. Prima cifră arată clasa, iar primele două arată grupa. Trei cifre formează un cont de gradul I, cum este 401 Furnizori; patru cifre formează un cont de gradul II, cum este 4426 TVA deductibilă. Cine vede 4426 știe, înainte de a căuta denumirea, că se află în clasa 4, cea a relațiilor cu terții, și în grupa 44, rezervată bugetului statului.
Un exercițiu util la prima lectură a balanței: cititorul ignoră tot ce urmează după cifra de început și se întreabă doar despre ce clasă este vorba. Răspunsul arată deja dacă rândul respectiv vorbește despre bani, despre datorii, despre cheltuieli sau despre venituri. Abia apoi contează denumirea exactă a contului și suma din dreptul lui.
Cele nouă clase, de la capitaluri la gestiune
Clasele sunt numerotate de la 1 la 9 și grupează conturile după natura lor:
- Clasa 1 – capitaluri, provizioane și împrumuturi;
- Clasa 2 – imobilizări, adică bunurile folosite pe termen lung, precum echipamentele;
- Clasa 3 – stocuri;
- Clasa 4 – terți: clienți, furnizori, salariați, stat, asociați;
- Clasa 5 – trezorerie, cu banii din bancă și din casă;
- Clasa 6 – cheltuieli;
- Clasa 7 – venituri;
- Clasa 8 – conturi speciale;
- Clasa 9 – conturi de gestiune, a căror folosire este opțională.
Cine doar citește rapoartele petrece aproape tot timpul în patru dintre ele. Clasa 5 arată câți bani există, clasa 4 arată cine datorează firmei și cui datorează firma, iar clasele 6 și 7 arată pe ce s-a cheltuit și din ce s-a câștigat. Celelalte devin interesante în momente precise: o investiție în echipamente trimite spre clasa 2, o majorare de capital spre clasa 1, un magazin cu marfă pe raft spre clasa 3.
Cum se leagă clasele de bilanț și de contul de profit și pierdere
Împărțirea pe clase nu este doar o chestiune de ordine. Clasele 1–5 alimentează bilanțul, documentul care arată ce are firma și din ce surse provin acele bunuri. Clasele 6–7 alimentează contul de profit și pierdere, unde veniturile și cheltuielile sunt puse față în față pentru a rezulta câștigul sau pierderea. Grupa 80 din clasa 8 rămâne în afara bilanțului.
Consecința practică este simplă. La întrebarea „ce are firma și ce datorează?”, răspunsul se caută în primele cinci clase. La întrebarea „a mers bine luna aceasta?”, privirea coboară spre clasele 6 și 7. Antreprenorul care reține doar această despărțire evită o confuzie răspândită: aceea dintre banii din cont, care stau în clasa 5, și profit, care se naște din diferența dintre venituri și cheltuieli.
Cont sintetic și cont analitic
Conturile din plan se numesc sintetice. Fiecare firmă le poate detalia în conturi analitice, pe parteneri, pe produse sau pe gestiuni. Exemplul clasic este 401 Furnizori, ținut separat pe fiecare furnizor. Regula de control spune că suma analiticelor trebuie să fie egală cu soldul contului sintetic; când cele două nu se potrivesc, undeva există o înregistrare de lămurit.
Pentru cititorul de rapoarte, diferența are o urmare directă. Balanța sintetică spune cât datorează firma furnizorilor în total, pe când situația analitică spune cui anume și cât. De aceea, pe ContaFirma, planul general de conturi explicat, pe clase și grupe trimite către paginile conturilor, unde fiecare cont este tratat împreună cu felul în care i se citește soldul în balanță.
Activ, pasiv sau bifuncțional: pe ce parte stă soldul
Ultimul reper ține de sensul soldului. Un cont de activ are în mod normal sold debitor, un cont de pasiv are sold creditor, iar un cont bifuncțional poate avea oricare dintre ele. Contul 121 Profit sau pierdere este exemplul la îndemână: soldul creditor înseamnă profit, soldul debitor înseamnă pierdere, și niciuna dintre situații nu este o eroare de înregistrare.
Regula ajută la depistarea rândurilor care cer o întrebare. Un cont de activ apărut cu sold creditor sau un cont de pasiv apărut cu sold debitor nu indică automat o greșeală, dar este un motiv bun pentru ca antreprenorul să ceară o explicație. Uneori răspunsul este banal, de pildă un avans plătit unui furnizor ori o factură care nu a ajuns încă la contabilitate. Alteori, întrebarea scoate la iveală o plată făcută de două ori.
Unde se oprește rolul antreprenorului
Nimic din cele de mai sus nu îl transformă pe antreprenor în contabil și nici nu acesta este scopul. Ținerea contabilității în partidă dublă rămâne treaba unui profesionist. Rostul înțelegerii planului este ca discuția cu contabilul să fie mai ușoară: întrebările devin precise, răspunsurile se pot urmări pe balanță, iar deciziile se iau pe cifre înțelese, nu pe încredere oarbă.
ContaFirma își păstrează, la rândul ei, rolul de platformă educațională. Explică doar contabilitatea, nu ține evidența firmelor și nu oferă consultanță individuală; pentru situația concretă a unei societăți, reperul rămâne contabilul acesteia.
